持續 KYC 以連續核查取代每隔一年、三年或五年全面更新檔案的定期覆核:按既定時間,或在新董事向登記處申報、註冊地址改變、制裁名單更新、出現媒體報道等事件發生時,重新向來源查核。沒有變動的檔案不佔用分析員時間;有變動的檔案則轉交覆核。
規則要求甚麼
《打擊洗錢條例》附表2要求持續監控業務關係,保持客戶盡職調查取得的文件、數據和資料為最新及相關,並在適當時候,尤其對高風險客戶,覆核現有紀錄。金管局指引把覆核頻率與風險連繫。兩者均沒有強制採用持續 KYC,但這種方法可符合要求;監管機構亦鼓勵運用監管科技保持資料更新。
為何重要
定期覆核可能在變動發生數月後才發現問題,覆核工作亦容易積壓。登記資料一旦變動便查核,可減少成本,並留下每項事實最後確認日期。
Fill Easy 如何協助
使用監察及資料補正的批量方式,可把客戶名冊以 Excel 檔案寄往 remediation@fill-easy.com;每家公司均向其登記處重新核查,逐欄標示董事、股東、地址及狀況的變動。可按內部政策週期執行,或對較高風險客戶更頻密地執行。透過 API 亦可由自有系統排程相同查詢,實際上就是持續 KYC。
