পর্যায়ক্রমিক পর্যালোচনায় প্রতিটি গ্রাহকের নথি এক, তিন বা পাঁচ বছর অন্তর হালনাগাদ করা হয়। নিরবচ্ছিন্ন KYC-তে এর বদলে নির্ধারিত সময়ে অথবা পরিবর্তনের ইঙ্গিত পাওয়া গেলে উৎসে আবার যাচাই করা হয়: যেমন রেজিস্ট্রিতে নতুন পরিচালক নথিভুক্ত হওয়া, নিবন্ধিত ঠিকানা বদল, নিষেধাজ্ঞার তালিকা হালনাগাদ অথবা সংবাদ প্রতিবেদন। যেসব নথিতে পরিবর্তন নেই, সেগুলোর জন্য বিশ্লেষকের সময় লাগে না; পরিবর্তিত নথি পর্যালোচনায় পাঠানো হয়।
নিয়মে কী প্রয়োজন
AMLO-এর তফসিল 2 ব্যবসায়িক সম্পর্ক চলাকালে পর্যবেক্ষণ এবং গ্রাহকের যথাযথ যাচাইয়ে পাওয়া নথি, তথ্য ও উপাত্ত হালনাগাদ ও প্রাসঙ্গিক রাখার নির্দেশ দেয়। বিদ্যমান নথি উপযুক্ত সময়ে, বিশেষত বেশি ঝুঁকির গ্রাহকদের ক্ষেত্রে, আবার দেখতে হয়। HKMA-এর নির্দেশিকা ঝুঁকির সঙ্গে পর্যালোচনার হার মিলিয়ে দেয়। কোনোটিই নিরবচ্ছিন্ন KYC পদ্ধতিকে বাধ্যতামূলক করে না; তবে এ পদ্ধতিতে উভয়টির শর্ত পূরণ করা যায়। নিয়ন্ত্রকেরা নথি হালনাগাদ রাখতে রেগটেক ব্যবহারে উৎসাহ দিয়েছেন।
কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ
পর্যায়ক্রমিক পর্যালোচনায় পরিবর্তন ঘটার বহু মাস পর তা ধরা পড়তে পারে এবং পর্যালোচনার কাজই জমে যায়। রেজিস্ট্রিতে পরিবর্তন হলে তখন যাচাই করা কম ব্যয়সাপেক্ষ এবং প্রতিটি তথ্য সর্বশেষ কবে নিশ্চিত করা হয়েছে তার নথি রাখে।
Fill Easy-এর সঙ্গে সম্পর্ক
পর্যবেক্ষণ ও নথি সংশোধন একসঙ্গে অনেক নথি যাচাইয়ের ব্যবস্থা: Excel ফাইলে গ্রাহকের তালিকা remediation@fill-easy.com-এ পাঠান। প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের রেজিস্ট্রি আবার পরীক্ষা করে পরিচালক, শেয়ারহোল্ডার, ঠিকানা ও অবস্থার পরিবর্তন ক্ষেত্র ধরে চিহ্নিত করা হয়। নিজের নীতিতে নির্ধারিত চক্রে এটি চালান, বেশি ঝুঁকির ক্ষেত্রে আরও ঘন ঘন। API দিয়ে একই অনুসন্ধান নিজের ব্যবস্থা থেকেও নির্ধারিত সময়ে চালানো যায়—বাস্তবে এটিই নিরবচ্ছিন্ন KYC।