Ciągłe KYC zastępuje okresowy przegląd, w którym każdą teczkę aktualizuje się co rok, trzy lub pięć lat, procesem ciągłym: dane sprawdza się ponownie u źródła według harmonogramu albo po zdarzeniu wskazującym zmianę. Przykładem jest nowy dyrektor zgłoszony do rejestru, zmiana siedziby, aktualizacja listy sankcyjnej lub doniesienie medialne. Niezmienione akta nie wymagają czasu analityka; zmienione kieruje się do przeglądu.
Czego wymagają przepisy
Załącznik 2 do AMLO wymaga bieżącego monitorowania relacji biznesowej i utrzymywania dokumentów, danych i informacji uzyskanych podczas należytej staranności wobec klienta w aktualnym, odpowiednim stanie. Nakazuje przeglądy istniejących akt we właściwych momentach, szczególnie w przypadku klientów wyższego ryzyka. Wytyczne HKMA wiążą częstotliwość przeglądów z ryzykiem. Żaden z tych dokumentów nie nakazuje ciągłego KYC, ale można nim spełnić oba zestawy wymogów; organy nadzoru zachęcały też do technologii regulacyjnych utrzymujących dane w aktualności.
Dlaczego to ważne
Przegląd okresowy może wykryć zmianę wiele miesięcy po jej wystąpieniu, a same przeglądy mogą utworzyć zaległości. Sprawdzenie rejestru wtedy, gdy rejestr się zmienia, jest tańsze i pozostawia zapis daty ostatniego potwierdzenia każdej informacji.
Jak wiąże się z tym Fill Easy
Monitoring i uzupełnianie dokumentacji to forma wsadowa: wyślij bazę klientów jako plik Excel na remediation@fill-easy.com, a każdy podmiot zostanie ponownie sprawdzony w swoim rejestrze. Zmiany dyrektorów, wspólników, adresów i statusu zostaną oznaczone pole po polu. Uruchamiaj to w cyklu określonym przez własną politykę lub częściej dla segmentu wyższego ryzyka. Przez API te same wyszukiwania można planować we własnym systemie — tak wygląda ciągłe KYC w praktyce.