Uzupełnianie dokumentacji KYC to projekt naprawy istniejących akt, a nie przyjmowania nowych klientów. Może wynikać z ustaleń organu nadzoru, audytu wewnętrznego, zmiany przepisów, połączenia z inną firmą i przejęcia jej bazy klientów albo wykrycia utraty danych podczas migracji systemu. Każde akta porównuje się z aktualnymi wymogami, spisuje braki i uzupełnia je dowodami: świeżym wyszukiwaniem w rejestrze, ponownie potwierdzoną tożsamością, ustalonym beneficjentem rzeczywistym lub udokumentowanym pochodzeniem majątku.
Czego wymagają przepisy
Załącznik 2 do AMLO wymaga utrzymywania aktualnych informacji z należytej staranności wobec klienta i przeglądu istniejących akt. Nakazuje zastosować te środki wobec dotychczasowych klientów, gdy nadchodzi termin przeglądu lub firma wątpi w posiadane dane. Wytyczne HKMA oczekują usunięcia braków w rozsądnym czasie i kolejności zależnej od ryzyka, począwszy od klientów wyższego ryzyka. W decyzjach egzekucyjnych w Hongkongu wskazywano na opóźnione lub niepełne uzupełnianie dokumentacji.
Dlaczego to ważne
Tempo uzupełniania mierzy się liczbą akt na analityka dziennie. Najwięcej czasu zajmuje uzyskanie dokumentów z wielu rejestrów w różnych formatach, a najłatwiej o błąd przy ręcznym przepisywaniu zwróconych danych. Zatrzymany projekt może skończyć się kolejnym ustaleniem organu nadzoru.
Jak wiąże się z tym Fill Easy
Monitoring i uzupełnianie dokumentacji przyjmuje bazę klientów jako jeden plik Excel wysłany na remediation@fill-easy.com, z jednym wierszem na podmiot i własnym numerem referencyjnym. Zwraca plik po ponownym sprawdzeniu każdego podmiotu w jego rejestrze, z oznaczonymi zmianami. W jednym przebiegu można uwzględnić tysiące spółek z Hongkongu, Chin kontynentalnych, BVI, Kajmanów i innych krajów. Cenę i termin realizacji potwierdza się po otrzymaniu pliku, przed rozpoczęciem kontroli. Strona zamówień e-mail pokazuje obsługę pliku.