Bei einer regelmäßigen Überprüfung wird jede Kundenakte in einem Turnus von einem, drei oder fünf Jahren aktualisiert. Die fortlaufende KYC-Prüfung ersetzt diesen Ansatz durch laufende Abfragen an den Quellen: nach einem Zeitplan oder wenn ein Ereignis auf eine Änderung hinweist, etwa ein neuer beim Register eingetragener Direktor, eine neue eingetragene Anschrift, eine geänderte Sanktionsliste oder ein Medienbericht. Unveränderte Akten benötigen keine Zeit von Sachbearbeitern; geänderte Akten werden zur Prüfung vorgelegt.
Was die Regeln verlangen
Anhang 2 der AMLO verlangt die laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung. Die im Rahmen der Kundensorgfalt eingeholten Dokumente, Daten und Informationen müssen aktuell und relevant bleiben; bestehende Akten sind zu angemessenen Zeitpunkten und besonders bei Kunden mit erhöhtem Risiko zu prüfen. Die HKMA-Leitlinie knüpft die Häufigkeit an das Risiko. Weder Gesetz noch Leitlinie schreiben eine fortlaufende KYC-Prüfung vor; sie kann diese Anforderungen aber erfüllen. Die Aufsichtsbehörden haben den Einsatz von Regtech zur Aktualisierung von Akten gefördert.
Warum das wichtig ist
Eine turnusmäßige Überprüfung entdeckt Änderungen womöglich erst Monate später und erzeugt selbst einen Rückstand. Eine Registerabfrage nach einer Änderung im Register ist günstiger und dokumentiert, wann jede Angabe zuletzt bestätigt wurde.
Bezug zu Fill Easy
Überwachung und Bereinigung bietet dies als Sammelverfahren: Senden Sie den Kundenbestand als Excel-Datei an remediation@fill-easy.com. Jede Gesellschaft wird erneut in ihrem Register geprüft; Änderungen bei Direktoren, Anteilseignern, Anschrift und Status werden Feld für Feld markiert. Das Verfahren kann im Turnus Ihrer Richtlinie laufen, bei Kunden mit erhöhtem Risiko auch häufiger. Über die API lassen sich dieselben Abfragen aus Ihrem eigenen System planen – fortlaufende KYC-Prüfung in der Praxis.