Il KYC continuativo sostituisce la revisione periodica, in cui ogni fascicolo viene aggiornato ogni uno, tre o cinque anni, con un processo continuo: i dati vengono ricontrollati alla fonte secondo un calendario o quando un evento segnala un cambiamento, come un nuovo amministratore depositato al registro, un cambio di sede legale, l'aggiornamento di una lista di sanzioni o una notizia. I fascicoli invariati non richiedono tempo dell'analista; quelli modificati vengono inviati alla revisione.
Che cosa richiedono le norme
L'allegato 2 dell'AMLO impone il monitoraggio continuo del rapporto d'affari e che documenti, dati e informazioni ottenuti nell'adeguata verifica della clientela rimangano aggiornati e pertinenti, con riesami dei fascicoli esistenti al momento opportuno e in particolare per clienti a rischio più alto. Le linee guida HKMA collegano la frequenza del riesame al rischio. Nessuna delle due fonti prescrive il KYC continuativo, ma questo può soddisfare entrambe; le autorità hanno incoraggiato tecnologie regolamentari che mantengano i dati aggiornati.
Perché è importante
Una revisione periodica scopre una modifica mesi dopo che è avvenuta e può generare arretrati. Consultare il registro quando cambia costa meno e lascia traccia della data dell'ultima conferma di ogni fatto.
Come si collega Fill Easy
Monitoraggio e regolarizzazione è la forma per lotti: si invia il portafoglio clienti come file Excel a remediation@fill-easy.com e ogni entità viene ricontrollata presso il proprio registro, con modifiche di amministratori, azionisti, indirizzi e stato evidenziate campo per campo. Si può eseguire secondo il ciclo previsto dalla propria politica, o più spesso per il segmento a rischio elevato. Tramite l'API, le stesse ricerche si possono programmare dal proprio sistema: questo è KYC continuativo nella pratica.