Doorlopend KYC vervangt een periodieke controle, waarbij elk dossier elke één, drie of vijf jaar wordt bijgewerkt, door een continu proces. Gegevens worden volgens een schema of na een gebeurtenis opnieuw bij hun bron gecontroleerd, bijvoorbeeld na de registratie van een nieuwe bestuurder, een wijziging van het statutaire adres, een wijziging van een sanctielijst of een nieuwsbericht. Dossiers zonder verandering vragen geen tijd van een analist; dossiers met een verandering gaan ter beoordeling door.
Wat de regels vereisen
Bijlage 2 van de AMLO verlangt doorlopende monitoring van de zakelijke relatie en actuele, relevante documenten en gegevens uit het cliëntenonderzoek, met herbeoordeling van bestaande dossiers op passende momenten en in het bijzonder bij klanten met een hoger risico. De HKMA-richtlijn koppelt de controlefrequentie aan het risico. Geen van beide schrijft doorlopend KYC voor, maar dit proces kan aan beide voldoen; toezichthouders hebben technologie aangemoedigd die dossiers actueel houdt.
Waarom dit belangrijk is
Een periodieke controle ontdekt een wijziging pas maanden later en de controles zelf vormen al snel een achterstand. Het register raadplegen wanneer het register verandert is goedkoper en laat zien op welke datum elk gegeven voor het laatst is bevestigd.
Hoe Fill Easy hierbij helpt
Monitoring en herstel is de batchvorm: stuur het klantenbestand als Excel-bestand naar remediation@fill-easy.com. Elke entiteit wordt opnieuw bij haar register gecontroleerd en wijzigingen van bestuurders, aandeelhouders, adres en status worden per veld gemarkeerd. Voer dit uit volgens de cyclus van uw beleid, of vaker voor klanten met een hoger risico. Via de API kunnen dezelfde zoekopdrachten vanuit uw eigen systeem worden gepland: doorlopend KYC in de praktijk.