Het herstellen van KYC-dossiers is een project voor bestaande dossiers, niet voor het aannemen van nieuwe klanten. Aanleiding kan een bevinding van de toezichthouder zijn, een interne audit, veranderde regels, een fusie die een ander klantenbestand meebrengt of gegevensverlies bij een systeemmigratie. Elk dossier wordt vergeleken met de huidige eisen, ontbrekende onderdelen worden genoteerd en elk gebrek wordt verholpen met bewijs: een nieuwe registerzoekopdracht, opnieuw geverifieerde identiteit, een opgespoorde uiteindelijk belanghebbende of gedocumenteerde herkomst van het vermogen.
Wat de regels vereisen
Bijlage 2 van de AMLO verlangt dat een onderneming de gegevens uit het cliëntenonderzoek actueel houdt en bestaande dossiers herbeoordeelt. De maatregelen gelden ook voor bestaande klanten wanneer een controle nodig is of wanneer de onderneming twijfelt aan haar gegevens. De HKMA-richtlijn verwacht dat tekortkomingen binnen een redelijke termijn en in volgorde van risico worden hersteld, te beginnen bij klanten met een hoger risico. Handhavingsbesluiten in Hongkong hebben traag of onvolledig herstel genoemd.
Waarom dit belangrijk is
Herstel wordt gemeten in dossiers per analist per dag. Het trage deel is documenten uit veel registers en in veel formaten verkrijgen; het foutgevoelige deel is de ontvangen gegevens opnieuw invoeren. Een herstelproject dat stilvalt, wordt zelf een tweede bevinding.
Hoe Fill Easy hierbij helpt
Monitoring en herstel neemt het hele klantenbestand aan als één Excel-bestand via remediation@fill-easy.com, één rij per entiteit met uw referentie. Het bestand komt terug nadat iedere entiteit bij haar register opnieuw is gecontroleerd, met gemarkeerde wijzigingen. Duizenden entiteiten kunnen in één ronde worden verwerkt, van Hongkong en het Chinese vasteland tot de BVI, de Kaaimaneilanden en internationale ondernemingen. Prijs en doorlooptijd worden bevestigd na ontvangst van het bestand, voordat de ronde begint. De pagina over de mailbox toont hoe een bestand wordt verwerkt.