Was ist ein Unternehmensregister und was lässt sich dort prüfen?
Ein Unternehmensregister hilft bei der Identifizierung einer juristischen Person. Öffentliche Angaben und verfügbare Dokumente unterscheiden sich jedoch je nach Rechtsraum.
Ein Unternehmensregister erfasst juristische Personen bei einer zuständigen Behörde. Je nach Rechtsraum kann es Gesellschaftsregister, Handelsregister oder Firmenregister heißen. Wichtiger als die Bezeichnung sind die zuständige Behörde und die Art des Eintrags: Ein öffentliches Suchergebnis, eine eingereichte Jahresmeldung und ein beglaubigter Registerauszug können unterschiedliche Fragen beantworten.
Wie finden Sie das richtige Unternehmen?
Beginnen Sie mit dem Land oder Bundesstaat, in dem die Vertragspartei gegründet wurde. Suchen Sie im amtlichen Register nach der genauen Firma oder der von diesem Register vergebenen Kennung. Vergleichen Sie Firma, Nummer, Rechtsform, Rechtsraum, Anschrift und Status des Treffers mit dem Vertrag. Ein Handelsname, der Verwaltungssitz oder eine Steuernummer kann zu einem anderen Eintrag gehören; der Leitfaden zur Unternehmensregistrierungsnummer erklärt diese Unterschiede.
Der Dienst Companies House im Vereinigten Königreich (öffnet in einem neuen Tab) ist ein Beispiel für eine öffentliche Unternehmenssuche. In den USA führen Behörden der einzelnen Bundesstaaten und Territorien die Unternehmensregister; der Leitfaden für die USA erklärt, weshalb ein Treffer aus einem Staat keinen Registereintrag aus einem anderen ersetzt. Für Dänemark unterscheidet der CVR-Leitfaden die Unternehmensnummer von der Nummer einer Betriebsstätte.
Was zeigt das Register?
Die verfügbaren Angaben hängen vom Rechtsraum, der Rechtsform, dem Dokument und dessen Datum ab. Ein Suchergebnis kann Firma, Nummer, Status und eingetragene Anschrift zeigen; eine eingereichte Unterlage kann zusätzlich Leitungsorgane, Stamm- oder Grundkapital oder ein bestimmtes Ereignis nennen. Prüfen Sie die Quelle und das konkrete Dokument, statt von einer überall gleichen Feldliste auszugehen. Eine Gründungsurkunde belegt die Gründung zu ihrem Ausstellungsdatum, während ein späterer Auszug oder eine spätere Einreichung aktuellere eingetragene Angaben enthalten kann.
Beispielsweise kann ein Lieferant eine drei Jahre alte Gründungsbescheinigung vorlegen und behaupten, ein neuer Geschäftsführer habe den heutigen Vertrag unterschrieben. Gleichen Sie die Unternehmensnummer mit dem amtlichen Register ab, beschaffen Sie den aktuellen Eintrag oder die einschlägige Änderungsmitteilung und verlangen Sie eine Vollmacht, wenn das Register die Vertretungsbefugnis der unterzeichnenden Person nicht belegt. Halten Sie das Abrufdatum und das Datum jedes Quelldokuments fest.
Was steht nicht im öffentlichen Register?
Ein Treffer im Unternehmensregister legt nicht automatisch sämtliche aktuellen Gesellschafter, wirtschaftlich Berechtigten oder Vertretungsbefugnisse offen. Manche Rechtsräume beschränken den öffentlichen Zugang zu Eigentümerangaben; andere zeigen nur eine Momentaufnahme oder einen Zeitraum. Verlangen Sie bei Bedarf aktuelle gesellschaftsinterne Verzeichnisse, Nachweise über Übertragungen und Vertretungsunterlagen. Der Leitfaden zur Prüfung ausländischer Unternehmen verbindet diese Nachweise über Ländergrenzen hinweg.
Der Länderkatalog für Dokumente von Fill Easy nennt unterstützte Unterlagen und die jeweils dokumentierten Datenfelder. CorpVerify kann unterstützte Unternehmensdokumente per E-Mail oder API beschaffen; klären Sie vor der Bestellung den konkreten Rechtsraum, das Dokument, den Preis und die Bearbeitungszeit.