Qu'est-ce qu'un registre des sociétés et que peut-on y vérifier ?

Un registre des sociétés inscrit les personnes morales auprès d'une autorité compétente. Il peut aussi s'appeler registre du commerce, registre des entreprises ou registre des personnes morales. L'autorité et le type de document comptent plus que son nom : un résultat de recherche publique, une déclaration annuelle déposée et un extrait certifié peuvent répondre à des questions différentes.

Comment trouver la bonne société ?

Commencez par le pays ou l'État où votre cocontractant a été constitué. Recherchez sa dénomination légale exacte ou l'identifiant attribué par le registre officiel. Comparez la dénomination, le numéro, la forme juridique, la juridiction, l'adresse et la situation figurant dans le résultat avec le contrat. Une enseigne, un siège administratif ou un numéro fiscal peuvent renvoyer à une autre inscription ; la méthode de vérification d'un numéro de société explique ces distinctions.

Le service britannique Companies House (s’ouvre dans un nouvel onglet) est un exemple de recherche publique d'informations sur les sociétés. Aux États-Unis, les dossiers des sociétés sont tenus par les autorités des États et des territoires ; la méthode pour les États-Unis explique pourquoi le résultat d'un État ne remplace pas celui d'un autre. Au Danemark, la méthode pour le CVR distingue le numéro de l'entreprise de celui d'une unité de production.

Que montre le registre ?

Les champs disponibles dépendent de la juridiction, de la forme juridique, du document et de sa date. Un résultat peut indiquer la dénomination, le numéro, la situation et l'adresse du siège ; un document déposé peut aussi nommer des dirigeants, indiquer le capital social ou consigner un événement précis. Vérifiez la source et le document lui-même au lieu de supposer qu'une liste universelle de champs s'applique. Un acte de constitution atteste la formation à sa date, tandis qu'un extrait ou dépôt ultérieur peut décrire des renseignements inscrits plus récents.

Par exemple, un fournisseur peut remettre un certificat de constitution datant de trois ans et affirmer qu'un nouveau dirigeant a signé le contrat d'aujourd'hui. Rapprochez le numéro de société du registre officiel, obtenez l'inscription actuelle ou le dépôt relatif au changement et demandez un mandat si le registre ne démontre pas les pouvoirs du signataire. Conservez la date de consultation et celle de chaque document source.

Quelles informations restent hors du dossier public ?

Un résultat du registre des sociétés ne divulgue pas automatiquement tous les actionnaires actuels, les bénéficiaires effectifs ultimes ni les pouvoirs de signature. Certaines juridictions limitent l'accès public aux données de propriété ; d'autres ne montrent qu'un instantané ou une période. Demandez au besoin les registres tenus par la société, les preuves de cession et les documents d'habilitation à jour. La méthode de vérification d'une société étrangère relie ces pièces entre plusieurs pays.

Le catalogue de documents par pays de Fill Easy répertorie les documents pris en charge et les champs documentés pour chacun. CorpVerify peut obtenir les documents de société pris en charge par courriel ou API ; confirmez la juridiction, le document, le prix et le délai précis avant de commander.