So überprüfen Sie ein Unternehmen im Ausland
Verknüpfen Sie den rechtlichen Kunden, die Eigentümerkette und die bevollmächtigte Vertretung anhand von Unterlagen aus den jeweiligen Ländern.
Bei der Prüfung eines Unternehmens im Ausland werden drei Dinge miteinander verknüpft: der rechtliche Kunde, die Personen, die ihn besitzen oder kontrollieren, und die Person, die für ihn handeln darf. Die Nachweise können aus mehreren Ländern stammen, aber jedes Dokument sollte eine bestimmte Verbindung in diesem Verhältnis erklären.
Die eigenen Regeln des prüfenden Instituts bestimmen, welche Fragen es beantworten muss. Der Gründungsort des Kunden bestimmt, welche Unternehmensunterlagen dafür verfügbar sind.
Beginnen Sie mit dem Unternehmen im Vertrag
Der rechtliche Name und die Registrierungsnummer verbinden Antrag, Vertrag und Registerunterlagen. Der Handelsname einer Gruppe kann sich auf mehrere Gesellschaften beziehen. Deshalb kann die Gründungsurkunde der Muttergesellschaft in die Eigentümerakte gehören, ohne als Registrierungsnachweis des Antragstellers zu dienen.
Auch Daten stellen eine Verbindung her. Eine Gründungsurkunde dokumentiert die Gründung. Ein aktueller Auszug enthält die von ihm erfassten Registerangaben, während eine Gesellschaftermeldung einen früheren Zeitraum beschreiben kann. Wenn Sie Informationsstand und Abrufdatum nebeneinander lesen, lässt sich eine jüngste Änderung der Eigentumsverhältnisse leichter erklären.
Verfolgen Sie die Eigentümerkette über Ländergrenzen hinweg
Hat ein kenianischer Kunde eine Gesellschaft aus Singapur als Gesellschafterin, belegt der kenianische Inhabernachweis die erste Verbindung. Das ACRA Business Profile der Gesellschaft aus Singapur und ergänzende Gesellschafterunterlagen erklären die nächste. Weitere Gesellschaften in der Eigentümerkette erfordern Nachforschungen in den jeweils zuständigen Registern.
Ein Diagramm macht diese Abfolge sichtbar. Jede Beteiligung sollte mit ihrer Quelle und ihrem Datum verknüpft sein; spätere Änderungen benötigen Übertragungsnachweise. Stimmrechtsvereinbarungen, Treuhänder oder andere Kontrollrechte können Beziehungen erklären, die über die Beteiligungsquoten hinausgehen. Die betreffenden natürlichen Personen werden dann nach den Kriterien des Instituts identifiziert und überprüft.
Der Leitfaden für länderspezifische Dokumente hilft bei der Auswahl der Unterlagen für den Kunden und das prüfende Institut. Er zeigt auch, welche Informationen möglicherweise vom Unternehmen oder einem bevollmächtigten Verwahrer stammen müssen.
Verbinden Sie die Vertretung mit der geplanten Dienstleistung
Ein Finanzmanager kann das Konto aufgrund übertragener Befugnisse einrichten. Der Beschluss oder die Vollmacht sollte die Dienstleistung, zulässige Anweisungen und etwaige Bedingungen für gemeinsame Unterschriften benennen. Ein Identitätsnachweis verbindet die benannte Vertretung mit der Person, die gegenüber dem Institut auftritt.
Verträge, Rechnungen und einschlägige Genehmigungen erklären, warum das Unternehmen die Geschäftsbeziehung benötigt, wer es bezahlen wird und an welche Gegenparteien es zahlen wird. Wesentliche Unterschiede zwischen diesen Dokumenten ergeben eine konkrete Frage für die Prüfung.
Für zugelassene Institute in Hongkong behandeln die HKMA-Absätze 4.3.6–4.3.7 Unternehmensangaben und unabhängige Überprüfung, Absatz 4.4.14 zwischengeschaltete Eigentümerebenen sowie Absatz 4.5.2 Identität und Befugnis von Vertretungspersonen. Für andere Sektoren und Rechtsordnungen gelten eigene Anforderungen.
Listen Sie bei einer länderübergreifenden Dokumentenanfrage jeden rechtlichen Namen, jede Rechtsordnung, Kennung und benötigte Unterlage auf. Der Leitfaden für E-Mail-Bestellungen erklärt, wie die zurückgegebenen Unterlagen demselben Fall zugeordnet bleiben.