विदेशी कंपनी का सत्यापन कैसे करें

विदेशी कंपनी की जाँच में तीन चीज़ों का संबंध स्थापित होता है: कानूनी ग्राहक, उसके मालिक या नियंत्रक व्यक्ति, और उसकी ओर से कार्य करने के लिए अधिकृत व्यक्ति। साक्ष्य कई देशों से आ सकते हैं, लेकिन हर दस्तावेज़ को इस संबंध की किसी विशेष कड़ी को स्पष्ट करना चाहिए।

संस्था के अपने नियम तय करते हैं कि उसे किन सवालों का जवाब चाहिए। ग्राहक जिस देश में निगमित है, वही तय करता है कि उन सवालों के लिए कौन-से कंपनी रिकॉर्ड उपलब्ध हैं।

समझौते में दर्ज कंपनी से शुरू करें

कानूनी नाम और पंजीकरण संख्या आवेदन, अनुबंध और रजिस्ट्री दस्तावेज़ों को जोड़ते हैं। समूह का व्यापारिक नाम कई संस्थाओं के लिए इस्तेमाल हो सकता है। इसलिए मूल कंपनी का निगमन प्रमाणपत्र आवेदक के अपने पंजीकरण का साक्ष्य होने के बजाय स्वामित्व की फ़ाइल में प्रासंगिक हो सकता है।

तिथियाँ एक और कड़ी जोड़ती हैं। निगमन प्रमाणपत्र गठन का रिकॉर्ड है। मौजूदा रजिस्ट्री उद्धरण में उसके दायरे के पंजीकृत विवरण मिलते हैं, जबकि शेयरधारक फ़ाइलिंग किसी पुरानी अवधि की हो सकती है। सूचना की तिथियों को रिकॉर्ड प्राप्त करने की तिथियों के साथ पढ़ने से स्वामित्व में हालिया बदलाव स्पष्ट करना आसान होता है।

देशों के पार स्वामित्व की कड़ी देखें

यदि किसी केन्याई ग्राहक की शेयरधारक सिंगापुर की एक कंपनी है, तो केन्या का शेयरधारक रिकॉर्ड पहली कड़ी स्थापित करता है। सिंगापुर कंपनी की ACRA बिज़नेस प्रोफ़ाइल और सहायक शेयरधारक रिकॉर्ड अगली कड़ी स्पष्ट करते हैं। अन्य कॉरपोरेट शेयरधारकों की जाँच उनके संबंधित रिकॉर्ड तक जाती है।

एक चार्ट से यह क्रम साफ़ दिखता है। हर हिस्सेदारी को उसके स्रोत और तिथि से जोड़ें तथा बाद के बदलावों के लिए हस्तांतरण का साक्ष्य दें। मतदान समझौते, नामित धारक या नियंत्रण के अन्य अधिकार शेयर प्रतिशत से आगे के संबंध समझा सकते हैं। फिर संस्था के मानदंडों के अनुसार संबंधित व्यक्तियों की पहचान और सत्यापन किया जाता है।

देश के दस्तावेज़ों की गाइड ग्राहक और जाँच करने वाली संस्था के लिए रिकॉर्ड चुनने में मदद करती है। यह उन जानकारियों को भी बताती है जिन्हें कंपनी या अधिकृत अभिरक्षक से लेना पड़ सकता है।

प्रतिनिधि को प्रस्तावित सेवा से जोड़ें

वित्त प्रबंधक प्रत्यायोजित अधिकारों के तहत खाते की व्यवस्था कर सकता है। प्रस्ताव या अधिदेश में सेवा, अनुमत निर्देश और संयुक्त हस्ताक्षर की शर्तें, यदि हों, स्पष्ट होनी चाहिए। पहचान का साक्ष्य नामित प्रतिनिधि को संस्था से व्यवहार करने वाले व्यक्ति से जोड़ता है।

अनुबंध, इनवॉइस और प्रासंगिक अनुमतियाँ स्पष्ट करती हैं कि कंपनी को यह संबंध क्यों चाहिए, उसे भुगतान कौन करेगा और वह किन प्रतिपक्षों को भुगतान करेगी। इन दस्तावेज़ों में महत्वपूर्ण अंतर जाँच के लिए एक ठोस सवाल पैदा करते हैं।

हांगकांग की अधिकृत संस्थाओं के लिए HKMA के अनुच्छेद 4.3.6–4.3.7 कंपनी के विवरण और स्वतंत्र सत्यापन, 4.4.14 स्वामित्व की मध्यवर्ती परतों, और 4.5.2 प्रतिनिधियों की पहचान और अधिकार पर लागू होते हैं। अन्य क्षेत्रों और देशों की अपनी आवश्यकताएँ हैं।

कई देशों से रिकॉर्ड माँगते समय हर कानूनी नाम, देश, पहचान संख्या और आवश्यक दस्तावेज़ सूचीबद्ध करें। ईमेल से ऑर्डर देने की गाइड बताती है कि लौटे हुए रिकॉर्ड को उसी मामले से कैसे जोड़े रखें।