Cách xác minh doanh nghiệp nước ngoài
Liên kết khách hàng pháp lý, chuỗi sở hữu và người đại diện được ủy quyền bằng hồ sơ từ các quốc gia liên quan.
Việc thẩm tra một doanh nghiệp nước ngoài kết nối ba yếu tố: khách hàng là pháp nhân, những người sở hữu hoặc kiểm soát pháp nhân đó, và người được phép hành động thay mặt pháp nhân. Bằng chứng có thể đến từ nhiều quốc gia, nhưng mỗi tài liệu cần làm rõ một mắt xích cụ thể trong mối quan hệ này.
Quy định riêng của tổ chức thẩm tra xác định các câu hỏi cần trả lời. Nơi thành lập của khách hàng xác định những hồ sơ doanh nghiệp có thể dùng để trả lời.
Bắt đầu từ doanh nghiệp trong thỏa thuận
Tên pháp lý và số đăng ký liên kết đơn đăng ký, hợp đồng và tài liệu đăng ký doanh nghiệp. Tên thương mại của một tập đoàn có thể chỉ nhiều pháp nhân, nên giấy chứng nhận thành lập của công ty mẹ có thể thuộc hồ sơ sở hữu thay vì là bằng chứng đăng ký của chính bên nộp đơn.
Ngày tháng tạo thêm một mối liên kết. Giấy chứng nhận thành lập ghi nhận việc thành lập. Trích lục hiện tại cung cấp các thông tin đã đăng ký mà tài liệu đó bao quát, còn hồ sơ khai báo cổ đông có thể phản ánh một giai đoạn trước. Đối chiếu ngày hiệu lực của thông tin với ngày lấy tài liệu giúp giải thích thay đổi sở hữu gần đây.
Lần theo quyền sở hữu qua biên giới
Nếu một khách hàng Kenya có cổ đông là công ty Singapore, hồ sơ cổ đông tại Kenya xác lập mắt xích đầu tiên. ACRA Business Profile của công ty Singapore và các hồ sơ cổ đông hỗ trợ giải thích mắt xích tiếp theo. Những cổ đông là pháp nhân khác đòi hỏi tra cứu hồ sơ tại các quốc gia tương ứng.
Sơ đồ giúp thể hiện trình tự này. Gắn mỗi phần sở hữu với nguồn và ngày của nó, kèm bằng chứng chuyển nhượng cho các thay đổi sau đó. Thỏa thuận biểu quyết, người đứng tên hộ hoặc các quyền kiểm soát khác có thể giải thích những mối quan hệ vượt ra ngoài tỷ lệ cổ phần. Sau đó, xác định và xác minh các cá nhân liên quan theo tiêu chí của tổ chức.
Hướng dẫn tài liệu theo quốc gia giúp chọn hồ sơ phù hợp cho khách hàng và tổ chức thẩm tra. Hướng dẫn cũng nêu những thông tin có thể phải lấy từ doanh nghiệp hoặc bên lưu giữ được ủy quyền.
Liên kết người đại diện với dịch vụ dự kiến
Người quản lý tài chính có thể mở tài khoản theo quyền được ủy nhiệm. Nghị quyết hoặc văn bản ủy quyền cần xác định dịch vụ, các chỉ dẫn được phép và điều kiện đồng ký tên nếu có. Giấy tờ tùy thân liên kết người đại diện được nêu tên với người trực tiếp làm việc với tổ chức.
Hợp đồng, hóa đơn và giấy phép liên quan giải thích vì sao doanh nghiệp cần quan hệ này, ai sẽ thanh toán cho doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ trả cho những đối tác nào. Các khác biệt đáng kể giữa những tài liệu này tạo ra câu hỏi cụ thể cần giải quyết trong quá trình thẩm tra.
Đối với các tổ chức được cấp phép tại Hồng Kông, các đoạn 4.3.6–4.3.7 của HKMA đề cập thông tin pháp nhân và xác minh độc lập, đoạn 4.4.14 đề cập các tầng sở hữu trung gian, còn đoạn 4.5.2 đề cập danh tính và thẩm quyền của người đại diện. Các ngành và quốc gia khác áp dụng yêu cầu riêng.
Khi yêu cầu hồ sơ từ nhiều quốc gia, hãy liệt kê tên pháp lý, quốc gia, mã định danh và tài liệu cần thiết cho từng pháp nhân. Hướng dẫn đặt tài liệu qua email giải thích cách giữ các hồ sơ được trả về gắn với cùng một hồ sơ vụ việc.