海外企業を確認する方法

海外企業の審査では、法的な顧客、その所有者または支配者、そして顧客を代理する権限を持つ人の三者を結び付けます。証拠は複数の国から得られることがありますが、各書類がその関係のどのつながりを示すのかを明確にする必要があります。

確認すべき事項は審査機関自身の規則で決まります。それに答えるために利用できる会社記録は、顧客の設立地で決まります。

契約の当事者である会社から始める

正式名称と登録番号によって、申請書、契約書、登記書類を結び付けます。グループの商号が複数の法人を指すこともあります。そのため、親会社の設立証明書は申請者自身の登録証拠ではなく、所有関係の資料に含めるべき場合があります。

日付も重要なつながりです。設立証明書は設立時点を記録します。最新の登記抄本は記載対象の登録事項を示し、株主届出書は過去の期間を示す場合があります。情報の基準日と取得日を併せて確認すると、最近の所有権変更を説明しやすくなります。

ケニアの顧客にシンガポールの法人株主がいる場合、ケニア側の株主記録が最初のつながりを示します。シンガポール企業のACRA Business Profileと裏付けとなる株主記録が次のつながりを説明します。さらに法人株主がいれば、それぞれの管轄地の記録を調べます。

関係図にすると、この順序を把握できます。各持分に出典と日付を対応させ、その後の変更には譲渡の証拠を添えてください。議決権契約、名義人、その他の支配権は、持株比率だけでは分からない関係を説明できます。次に、該当する個人を審査機関の基準に従って特定・確認します。

国別書類ガイドは、顧客と審査機関に合った記録の選択に役立ちます。また、会社または権限を持つ保管者から取得する必要がある情報も示します。

財務担当者が委任された権限で口座を手配する場合があります。決議書または委任状には、対象サービス、許可された指示、共同署名の条件を明記する必要があります。本人確認資料によって、書類上の代理人と実際に審査機関とやり取りする人を結び付けます。

契約書、請求書、関連する許認可は、会社がその取引関係を必要とする理由、誰が支払い、どの相手方に支払うかを説明します。これらの書類に重大な相違があれば、審査で解決すべき具体的な疑問が生じます。

香港の認可機関については、HKMAの4.3.6～4.3.7項が法人の詳細事項と独立した確認、4.4.14項が中間所有階層、4.5.2項が代理人の本人確認と権限を扱います。他の業種や管轄地にはそれぞれの要件が適用されます。

複数国の記録を依頼する際は、各法人の正式名称、管轄地、識別番号、必要書類を列挙してください。メール注文ガイドでは、返却される記録を同一案件に結び付けておく方法を説明しています。