Jak zweryfikować zagraniczną spółkę
Połącz dane klienta jako podmiotu prawnego, łańcuch własności i upoważnionego przedstawiciela, korzystając z dokumentów z odpowiednich krajów.
Weryfikacja zagranicznej spółki łączy trzy elementy: klienta jako podmiot prawny, osoby będące jego właścicielami lub sprawujące nad nim kontrolę oraz osobę upoważnioną do działania w jego imieniu. Dowody mogą pochodzić z kilku krajów, ale każdy dokument powinien wyjaśniać określone ogniwo tej relacji.
Wewnętrzne zasady instytucji określają, na jakie pytania musi odpowiedzieć. Miejsce rejestracji klienta określa, jakie dokumenty spółki są dostępne, aby na te pytania odpowiedzieć.
Zacznij od spółki wymienionej w umowie
Nazwa prawna i numer rejestracyjny łączą wniosek, umowę i dokumenty rejestrowe. Nazwa handlowa grupy może odnosić się do kilku podmiotów, więc świadectwo rejestracji spółki dominującej może należeć do akt własności, zamiast służyć jako dowód rejestracji samego wnioskodawcy.
Daty tworzą kolejny związek. Świadectwo rejestracji potwierdza utworzenie spółki. Aktualny odpis podaje objęte nim dane rejestrowe, natomiast zgłoszenie wspólników może opisywać wcześniejszy okres. Porównanie dat, których dotyczą informacje, z datami ich pobrania pomaga wyjaśnić niedawną zmianę własności.
Prześledź łańcuch własności przez granice
Jeśli kenijska spółka będąca klientem ma wspólnika korporacyjnego z Singapuru, kenijski rejestr właścicieli potwierdza pierwsze ogniwo. ACRA Business Profile singapurskiej spółki oraz dodatkowe dokumenty dotyczące wspólników wyjaśniają kolejne. Dalszych wspólników będących spółkami należy szukać w ich właściwych rejestrach.
Schemat pozwala zobaczyć tę sekwencję. Każdy udział powinien być powiązany ze źródłem i datą, a późniejsze zmiany poparte dokumentami przeniesienia. Umowy dotyczące głosowania, powiernicy lub inne uprawnienia kontrolne mogą wyjaśniać relacje niewynikające z procentowego udziału. Następnie należy zidentyfikować i zweryfikować odpowiednie osoby fizyczne zgodnie z kryteriami instytucji.
Przewodnik po dokumentach krajowych pomaga wybrać dokumenty właściwe dla klienta i instytucji prowadzącej weryfikację. Wskazuje też informacje, które mogą wymagać uzyskania od spółki lub upoważnionego depozytariusza.
Powiąż przedstawiciela z planowaną usługą
Dyrektor finansowy może zorganizować otwarcie rachunku na podstawie delegowanych uprawnień. Uchwała lub pełnomocnictwo powinny określać usługę, dopuszczalne dyspozycje i ewentualne warunki wspólnego podpisu. Dokument tożsamości łączy wskazanego przedstawiciela z osobą kontaktującą się z instytucją.
Umowy, faktury i odpowiednie zezwolenia wyjaśniają, dlaczego spółka potrzebuje tej relacji, kto będzie jej płacił i którym kontrahentom ona zapłaci. Istotne rozbieżności między dokumentami wyznaczają konkretne pytanie do rozstrzygnięcia w ramach weryfikacji.
W przypadku autoryzowanych instytucji w Hongkongu ustępy 4.3.6–4.3.7 wytycznych HKMA dotyczą danych spółki i niezależnej weryfikacji, ustęp 4.4.14 pośrednich poziomów własności, a ustęp 4.5.2 tożsamości i uprawnień przedstawicieli. W innych sektorach i jurysdykcjach obowiązują odrębne wymagania.
W zamówieniu dokumentów z kilku krajów wymień każdą nazwę prawną, jurysdykcję, identyfikator i wymagany dokument. Przewodnik po zamówieniach e-mailowych wyjaśnia, jak zachować powiązanie otrzymanych dokumentów z tą samą sprawą.