Czym jest rejestr spółek i co można w nim sprawdzić?

Rejestr spółek ewidencjonuje podmioty prawne pod nadzorem właściwego organu rejestrowego. Może występować pod nazwą rejestru handlowego, korporacyjnego lub rejestru przedsiębiorstw. Ważniejsze od nazwy są organ i rodzaj dokumentu: publiczny wynik wyszukiwania, złożony roczny formularz rejestrowy (annual return) oraz poświadczony odpis mogą odpowiadać na różne pytania.

Jak znaleźć właściwą spółkę?

Zacznij od kraju lub stanu, w którym utworzono drugą stronę transakcji. Przeszukaj oficjalny rejestr według dokładnej nazwy prawnej albo identyfikatora nadanego przez ten rejestr. Porównaj z umową nazwę, numer, formę prawną, jurysdykcję, adres i status znalezionego podmiotu. Nazwa handlowa, siedziba główna lub numer podatkowy mogą odnosić się do innego wpisu; różnice wyjaśnia przewodnik po numerach rejestracyjnych spółek.

Serwis UK Companies House (otwiera się w nowej karcie) jest przykładem publicznej wyszukiwarki danych o spółkach. W USA rejestry spółek prowadzą organy stanowe i terytorialne; przewodnik po USA wyjaśnia, dlaczego wynik z jednego stanu nie zastępuje wpisu z innego. W przypadku Danii przewodnik po CVR odróżnia numer spółki od numeru jednostki produkcyjnej.

Jakie informacje pokazuje rejestr?

Zakres danych zależy od jurysdykcji, rodzaju podmiotu, dokumentu i daty. Wynik wyszukiwania może podawać nazwę, numer, status i adres rejestrowy; złożony dokument może dodatkowo wskazywać osoby pełniące funkcje, kapitał zakładowy lub konkretne zdarzenie. Sprawdź źródło i sam dokument, zamiast zakładać, że wszędzie dostępny jest ten sam zestaw pól. Dokument założycielski potwierdza utworzenie podmiotu według stanu na swoją datę, a późniejszy odpis lub zgłoszenie może przedstawiać nowsze dane rejestrowe.

Przykładowo dostawca może przedstawić świadectwo rejestracji sprzed trzech lat i twierdzić, że dzisiejszą umowę podpisał nowy dyrektor. Dopasuj numer spółki do oficjalnego rejestru, uzyskaj aktualny wpis lub odpowiednie zgłoszenie zmiany i poproś o dokument umocowania, jeśli rejestr nie potwierdza uprawnień osoby podpisującej. Zachowaj datę pobrania oraz datę każdego dokumentu źródłowego.

Czego nie ma w publicznym wpisie?

Wynik wyszukiwania w rejestrze spółek nie ujawnia automatycznie wszystkich obecnych wspólników lub akcjonariuszy, ostatecznych beneficjentów rzeczywistych ani zasad reprezentacji przy podpisywaniu dokumentów. Niektóre jurysdykcje ograniczają publiczny dostęp do informacji o własności; inne pokazują jedynie stan na określony dzień lub przedział udziałów. W razie potrzeby poproś o aktualne rejestry prowadzone przez spółkę, dowody przeniesienia udziałów i dokumenty potwierdzające umocowanie. Przewodnik po weryfikacji spółki zagranicznej łączy te źródła w analizie międzynarodowej.

Katalog dokumentów według krajów Fill Easy wymienia obsługiwane dokumenty i opisane dla nich pola. CorpVerify może pozyskać obsługiwane dokumenty spółek przez e-mail lub API; przed zamówieniem potwierdź konkretną jurysdykcję, dokument, cenę i czas realizacji.