Sổ đăng ký doanh nghiệp là gì và có thể kiểm tra những gì?

Sổ đăng ký doanh nghiệp ghi nhận các pháp nhân thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý tương ứng. Tùy nơi, sổ này còn được gọi là cơ quan đăng ký công ty, sổ đăng ký thương mại, sổ đăng ký pháp nhân hoặc sổ đăng ký kinh doanh. Cơ quan quản lý và loại hồ sơ quan trọng hơn tên gọi: kết quả tra cứu công khai, báo cáo thường niên đã nộp và trích lục được chứng thực có thể trả lời những câu hỏi khác nhau.

Làm thế nào để tìm đúng công ty?

Hãy bắt đầu từ quốc gia hoặc tiểu bang nơi đối tác được thành lập. Tra cứu sổ đăng ký chính thức bằng tên pháp lý chính xác hoặc mã số do chính sổ đăng ký đó cấp. Đối chiếu tên, mã số, loại hình pháp lý, khu vực pháp lý, địa chỉ và tình trạng trong kết quả với hợp đồng. Tên thương mại, địa chỉ trụ sở chính hoặc mã số thuế có thể dẫn tới hồ sơ khác; hướng dẫn về mã số đăng ký công ty giải thích sự khác biệt.

Dịch vụ UK Companies House (mở trong tab mới) là một ví dụ về công cụ tra cứu thông tin công ty công khai. Hồ sơ công ty tại Hoa Kỳ do cơ quan của từng tiểu bang và vùng lãnh thổ quản lý; hướng dẫn về Hoa Kỳ giải thích vì sao kết quả của một tiểu bang không thể thay thế hồ sơ của tiểu bang khác. Đối với Đan Mạch, hướng dẫn CVR phân biệt mã số công ty với mã số đơn vị sản xuất.

Sổ đăng ký thể hiện những gì?

Các trường thông tin có sẵn phụ thuộc vào khu vực pháp lý, loại pháp nhân, tài liệu và thời điểm. Kết quả tra cứu có thể thể hiện tên, mã số, tình trạng và địa chỉ đăng ký; hồ sơ đã nộp còn có thể nêu người quản lý, vốn cổ phần hoặc một sự kiện cụ thể. Hãy kiểm tra nguồn và tài liệu thực tế, thay vì giả định rằng nơi nào cũng công bố cùng một bộ thông tin. Giấy tờ thành lập xác nhận việc hình thành pháp nhân tại thời điểm được cấp, còn trích lục hoặc hồ sơ nộp sau đó có thể phản ánh thông tin đăng ký mới hơn.

Ví dụ, một nhà cung cấp đưa ra giấy chứng nhận thành lập từ ba năm trước và cho biết một giám đốc mới đã ký hợp đồng hôm nay. Hãy đối chiếu mã số công ty với sổ đăng ký chính thức, lấy hồ sơ hiện hành hoặc hồ sơ thay đổi liên quan, và yêu cầu giấy tờ chứng minh thẩm quyền nếu sổ đăng ký không xác nhận quyền ký của người đó. Lưu lại ngày tra cứu và ngày của từng tài liệu nguồn.

Điều gì nằm ngoài hồ sơ công khai?

Kết quả tra cứu sổ đăng ký doanh nghiệp không mặc nhiên công bố mọi cổ đông hiện tại, chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng hoặc cơ chế ủy quyền ký kết. Một số khu vực pháp lý hạn chế quyền tiếp cận công khai đối với thông tin sở hữu; nơi khác chỉ thể hiện tình trạng tại một thời điểm hoặc khoảng tỷ lệ sở hữu. Khi cần, hãy yêu cầu sổ đăng ký hiện hành do doanh nghiệp lưu giữ, chứng từ chuyển nhượng và giấy tờ chứng minh thẩm quyền. Hướng dẫn xác minh công ty nước ngoài kết nối các loại hồ sơ này giữa các quốc gia.

Danh mục tài liệu doanh nghiệp theo quốc gia của Fill Easy liệt kê những hồ sơ được hỗ trợ và các trường thông tin đã được mô tả cho từng loại. CorpVerify có thể tìm nguồn tài liệu doanh nghiệp được hỗ trợ qua email hoặc API; hãy xác nhận khu vực pháp lý, loại hồ sơ, giá và thời gian xử lý cụ thể trước khi đặt hàng.