Làm thế nào để tìm và kiểm tra mã số đăng ký doanh nghiệp?

Mã số đăng ký doanh nghiệp là mã định danh do một sổ đăng ký doanh nghiệp cụ thể cấp. Hãy bắt đầu từ quốc gia hoặc tiểu bang nơi doanh nghiệp được thành lập và tên pháp lý chính xác: cùng một tên thương mại có thể thuộc về nhiều pháp nhân, còn một mã số rất dễ bị hiểu sai nếu không biết sổ đăng ký nào đã cấp mã đó.

Có thể tìm mã số ở đâu?

Tra cứu sổ đăng ký chính thức được nêu trên giấy tờ thành lập hoặc hợp đồng của doanh nghiệp. Dịch vụ UK Companies House (mở trong tab mới) hiển thị mã số doanh nghiệp bên cạnh tên pháp lý tương ứng. Với pháp nhân tại Hoa Kỳ, hãy dùng sổ đăng ký của tiểu bang hoặc vùng lãnh thổ liên quan: không có một mã số đăng ký doanh nghiệp chung cho toàn quốc. Ví dụ, Business Search của New Mexico cho phép tìm bằng tên hoặc Business ID.

Đối chiếu kết quả từ sổ đăng ký với tên pháp lý, khu vực pháp lý, loại hình pháp nhân và địa chỉ trong hợp đồng. Lưu URL của sổ đăng ký, mã định danh, ngày truy xuất và ngày cấp của từng tài liệu nếu có. Nếu nhiều kết quả có tên gần giống nhau, hãy yêu cầu giấy tờ thành lập hoặc một mã định danh khác trước khi chọn hồ sơ.

Mô tả doanh nghiệp và quốc gia đặt trụ sở chính có thể giúp hiểu hoạt động kinh doanh, nhưng không nhất thiết xác định nơi doanh nghiệp được thành lập. Một tập đoàn có thể đặt trụ sở ở một nước, còn công ty con ký hợp đồng lại được đăng ký ở nước khác. Hãy đối chiếu khu vực pháp lý thành lập và địa chỉ đăng ký với hồ sơ của chính pháp nhân thực sự ký hợp đồng.

Mã số thuế có giống mã số đăng ký doanh nghiệp không?

Thông thường, các mã định danh này phục vụ những mục đích khác nhau. EIN của Hoa Kỳ là mã số thuế liên bang; Business ID của một tiểu bang do cơ quan đăng ký doanh nghiệp của tiểu bang đó cấp. Tại Đan Mạch, mã CVR xác định doanh nghiệp, còn P-number xác định một đơn vị sản xuất. Tại Hồng Kông, Business Registration Number cũng được Companies Registry dùng làm Unique Business Identifier theo cơ chế UBI. Hãy ghi rõ cơ quan cấp và mục đích của từng mã số, thay vì xem mọi mã số trên tài liệu là có thể thay thế cho nhau.

Nên dùng giấy tờ thành lập nào?

Giấy chứng nhận thành lập hoặc đăng ký thành lập ghi nhận rằng pháp nhân đã được thành lập theo cơ quan cấp giấy. Điều lệ, văn kiện tổ chức hoặc thỏa thuận LLC mô tả quy tắc và thẩm quyền, còn trích lục sổ đăng ký hiện hành hoặc hồ sơ nộp sau đó có thể thể hiện thông tin đăng ký mới hơn. Hãy yêu cầu tài liệu trả lời đúng câu hỏi cần kiểm tra, rồi đối chiếu mã số, tên pháp nhân, khu vực pháp lý và ngày trên tài liệu với sổ đăng ký. Chỉ riêng giấy chứng nhận thành lập không chứng minh được chủ sở hữu hiện nay hoặc thẩm quyền ký hiện nay.

Ví dụ thực tế về đối chiếu hồ sơ

Giả sử hóa đơn của nhà cung cấp dùng tên thương hiệu, hợp đồng ghi tên một công ty trách nhiệm hữu hạn, còn biểu mẫu tiếp nhận khách hàng cung cấp mã số thuế. Hãy tra cứu pháp nhân ghi trên hợp đồng trong sổ đăng ký nơi pháp nhân đó được thành lập, lấy mã số từ kết quả phù hợp và đối chiếu tên, địa chỉ trong hợp đồng. Lưu mã số thuế ở một trường riêng. Nếu hóa đơn thuộc một pháp nhân khác trong cùng tập đoàn, hãy yêu cầu chứng cứ liên kết pháp nhân đó với hợp đồng trước khi dựa vào kết quả tra cứu.

Mã số đó chứng minh điều gì?

Mã số giúp tìm đúng hồ sơ; tự bản thân nó không xác nhận tình trạng hiện tại, thẩm quyền ký hoặc quyền sở hữu hưởng lợi. Hãy kiểm tra trích lục có ngày hoặc hồ sơ nộp liên quan cho đúng câu hỏi, rồi yêu cầu hồ sơ do doanh nghiệp lưu giữ nếu sổ đăng ký không xác định được chủ sở hữu hiện tại hoặc người ký được ủy quyền. Hướng dẫn xác minh công ty nước ngoài trình bày cách kết nối các hồ sơ này. Danh mục tài liệu theo quốc gia của Fill Easy liệt kê những trích lục được hỗ trợ và các trường thông tin của chúng; CorpVerify có thể giúp lấy các hồ sơ được hỗ trợ.