Hoe vind en controleer je een bedrijfsregistratienummer?

Een bedrijfsregistratienummer is een identificatie die door een specifiek bedrijfsregister wordt uitgegeven. Begin bij het land of de staat van oprichting en de exacte statutaire naam: dezelfde handelsnaam kan bij meerdere rechtspersonen horen, en een nummer is gemakkelijk verkeerd te duiden zonder het register dat het heeft uitgegeven.

Waar kun je het nummer vinden?

Zoek in het officiële register dat op het oprichtingsdocument of in het contract van de onderneming staat. De dienst van UK Companies House (opent in een nieuw tabblad) toont een bedrijfsnummer naast de bijbehorende statutaire naam. Gebruik voor een Amerikaanse entiteit het register van de betreffende staat of het territorium: er bestaat geen enkel landelijk bedrijfsregistratienummer. De Business Search van New Mexico kan bijvoorbeeld op naam of Business ID zoeken.

Vergelijk de registeruitkomst met de statutaire naam, het rechtsgebied, de rechtsvorm en het adres in de overeenkomst. Bewaar de register-URL, de identificatie, de datum waarop je de gegevens hebt opgevraagd en de afgiftedatum van elk document. Lijken meerdere resultaten sterk op elkaar, vraag dan om het oprichtingsdocument of een andere identificatie voordat je een inschrijving kiest.

Een bedrijfsomschrijving en het land van het hoofdkantoor kunnen de activiteiten verduidelijken, maar wijzen niet noodzakelijk het land van oprichting aan. Een groep kan zijn hoofdkantoor in het ene land hebben, terwijl de contracterende dochter in een ander land is geregistreerd. Controleer het oprichtingsrechtsgebied en het geregistreerde adres aan de hand van de inschrijving van de rechtspersoon die de overeenkomst daadwerkelijk ondertekent.

Is een belastingnummer hetzelfde?

Meestal beantwoorden deze identificaties verschillende vragen. Een EIN in de VS is een federaal belastingnummer; de Business ID van een staat wordt door het bedrijfsregister van die staat uitgegeven. In Denemarken identificeert het CVR-nummer de onderneming, terwijl een P-number een productie-eenheid identificeert. In Hongkong dient het Business Registration Number onder de UBI-regeling ook als Unique Business Identifier van de Companies Registry. Vermeld bij elk nummer de uitgevende instantie en het doel, in plaats van alle nummers op een document als uitwisselbaar te behandelen.

Welk oprichtingsdocument moet je gebruiken?

Een oprichtingsbewijs of een certificate of formation legt vast dat een entiteit onder de bevoegdheid van de uitgevende instantie is opgericht. Statuten, een constitutie of een LLC-overeenkomst beschrijven regels en bevoegdheden; een recent registeruittreksel of een later ingediend stuk kan nieuwere geregistreerde gegevens tonen. Vraag om het document dat de onderzoeksvraag beantwoordt en vergelijk het nummer, de naam van de rechtspersoon, het rechtsgebied en de datum met het register. Alleen een oprichtingsbewijs bewijst niet wie de huidige eigenaren zijn of wie momenteel mag ondertekenen.

Een praktisch voorbeeld van het vergelijken

Stel dat de factuur van een leverancier een merknaam gebruikt, het contract een besloten vennootschap noemt en een onboardingformulier een belastingnummer vermeldt. Zoek de contracterende rechtspersoon in het register van zijn oprichtingsrechtsgebied, neem het nummer over uit het passende resultaat en vergelijk de naam en het adres in het contract. Bewaar het belastingnummer in een afzonderlijk veld. Is de factuur afkomstig van een andere groepsmaatschappij, vraag dan om bewijs van het verband tussen die entiteit en het contract voordat je op het registerresultaat steunt.

Wat toont het nummer aan?

Een nummer helpt om de juiste inschrijving te vinden; op zichzelf bevestigt het niet de actuele status, tekenbevoegdheid of uiteindelijke belanghebbenden. Controleer voor de concrete vraag een gedateerd uittreksel of het relevante ingediende stuk. Vraag vervolgens om documenten die de onderneming zelf bijhoudt als het register de huidige eigenaren of de bevoegde ondertekenaar niet aanwijst. De gids voor verificatie van buitenlandse ondernemingen laat zien hoe je die stukken met elkaar verbindt. De landencatalogus met bedrijfsdocumenten van Fill Easy vermeldt beschikbare uittreksels en hun gegevensvelden; CorpVerify kan helpen ondersteunde stukken op te vragen.