Hoe verifieert u een buitenlands bedrijf?
Verbind de juridische klant, de eigendomsketen en de bevoegde vertegenwoordiger met documenten uit de betrokken landen.
Bij de beoordeling van een buitenlands bedrijf worden drie zaken met elkaar verbonden: de juridische klant, de personen die het bedrijf bezitten of zeggenschap uitoefenen, en de persoon die namens het bedrijf mag handelen. Het bewijs kan uit meerdere landen komen, maar elk document moet een bepaalde schakel in die relatie verklaren.
De eigen regels van de instelling bepalen welke vragen zij moet beantwoorden. Het land waar de klant is opgericht, bepaalt welke bedrijfsdocumenten beschikbaar zijn om die vragen te beantwoorden.
Begin bij het bedrijf in de overeenkomst
De statutaire naam en het registratienummer verbinden de aanvraag, het contract en de registerdocumenten. Een handelsnaam van een groep kan naar meerdere rechtspersonen verwijzen. Daarom kan de oprichtingsakte van de moedermaatschappij bij het eigendomsdossier horen, zonder als registratiebewijs van de aanvrager zelf te dienen.
Ook datums zorgen voor een verband. Een oprichtingsakte legt de oprichting vast. Een recent uittreksel geeft de geregistreerde gegevens weer die het omvat, terwijl een aandeelhoudersopgave een eerdere periode kan beschrijven. Door de peildatum van de gegevens naast de opvraagdatum te leggen, wordt een recente eigendomswijziging gemakkelijker te verklaren.
Volg de eigendomsketen over de grens
Als een Keniaanse klant een vennootschap uit Singapore als aandeelhouder heeft, legt het Keniaanse houdersregister de eerste schakel vast. Het ACRA Business Profile van de Singaporese vennootschap en aanvullende aandeelhoudersdocumenten verklaren de volgende. Andere zakelijke aandeelhouders vereisen onderzoek in hun eigen registers.
Een schema maakt deze reeks zichtbaar. Koppel elk belang aan de bron en datum, met overdrachtsbewijs voor latere wijzigingen. Stemafspraken, stromannen of andere zeggenschapsrechten kunnen relaties verklaren die niet uit de aandelenpercentages blijken. Daarna worden de betrokken natuurlijke personen geïdentificeerd en geverifieerd volgens de criteria van de instelling.
De gids met documenten per land helpt documenten te kiezen voor de klant en de beoordelende instelling. De gids vermeldt ook welke informatie mogelijk van het bedrijf of een bevoegde bewaarder moet komen.
Verbind de vertegenwoordiger met de voorgestelde dienst
Een financieel manager kan op grond van gedelegeerde bevoegdheden de rekening regelen. Het besluit of de volmacht moet de dienst, toegestane instructies en eventuele voorwaarden voor gezamenlijke ondertekening noemen. Het identiteitsbewijs verbindt de genoemde vertegenwoordiger met de persoon die contact heeft met de instelling.
Contracten, facturen en relevante vergunningen verklaren waarom het bedrijf de relatie nodig heeft, wie het bedrijf zal betalen en aan welke tegenpartijen het zal betalen. Wezenlijke verschillen in die documenten leveren een concrete vraag op die tijdens de beoordeling moet worden beantwoord.
Voor erkende instellingen in Hongkong behandelen HKMA-paragrafen 4.3.6–4.3.7 bedrijfsgegevens en onafhankelijke verificatie, paragraaf 4.4.14 tussenliggende eigendomslagen en paragraaf 4.5.2 de identiteit en bevoegdheid van vertegenwoordigers. Voor andere sectoren en rechtsgebieden gelden eigen eisen.
Vermeld bij een documentenverzoek voor meerdere landen elke statutaire naam, elk rechtsgebied, identificatienummer en vereist document. De gids voor bestellingen per e-mail legt uit hoe de ontvangen documenten aan dezelfde zaak gekoppeld blijven.