Come verificare una società estera
Collegate il cliente giuridico, la catena proprietaria e il rappresentante autorizzato usando documenti dei paesi pertinenti.
La verifica di una società estera collega tre elementi: il cliente come soggetto giuridico, le persone che lo possiedono o controllano e la persona autorizzata ad agire per suo conto. Le prove possono provenire da più paesi, ma ogni documento deve spiegare un collegamento preciso in questo rapporto.
Le regole dell’istituto determinano le domande a cui deve rispondere. Il luogo di costituzione del cliente determina quali documenti societari sono disponibili per rispondervi.
Partite dalla società indicata nell’accordo
La denominazione legale e il numero di registrazione collegano domanda, contratto e documenti del registro. Il nome commerciale di un gruppo può riferirsi a più soggetti: il certificato di costituzione della capogruppo può quindi appartenere al fascicolo sulla proprietà senza servire come prova di registrazione del richiedente.
Anche le date creano un collegamento. Il certificato di costituzione documenta la nascita della società. Un estratto aggiornato fornisce le informazioni registrate che contiene, mentre una dichiarazione degli azionisti può descrivere un periodo precedente. Leggere le date delle informazioni insieme a quelle di acquisizione aiuta a spiegare una recente modifica della proprietà.
Seguite la catena proprietaria oltre confine
Se un cliente keniota ha come azionista una società di Singapore, il registro keniota dei titolari stabilisce il primo collegamento. L’ACRA Business Profile della società di Singapore e i documenti integrativi sugli azionisti spiegano quello successivo. Altre società azioniste richiedono verifiche nei rispettivi registri.
Uno schema rende visibile questa sequenza. Ogni partecipazione deve essere collegata alla propria fonte e data, con prove di trasferimento per le modifiche successive. Patti di voto, prestanome o altri diritti di controllo possono spiegare rapporti che vanno oltre le percentuali di partecipazione. Le persone fisiche interessate vengono poi identificate e verificate secondo i criteri dell’istituto.
La guida ai documenti per paese aiuta a scegliere i documenti per il cliente e l’istituto che svolge la verifica. Indica anche quali informazioni potrebbero dover provenire dalla società o da un custode autorizzato.
Collegate il rappresentante al servizio proposto
Un responsabile finanziario può organizzare l’apertura del conto in base a poteri delegati. La delibera o il mandato devono identificare il servizio, le istruzioni consentite e le eventuali condizioni di firma congiunta. Il documento d’identità collega il rappresentante indicato alla persona che tratta con l’istituto.
Contratti, fatture e autorizzazioni pertinenti spiegano perché la società ha bisogno del rapporto, chi la pagherà e quali controparti pagherà. Differenze sostanziali tra questi documenti pongono una domanda specifica da risolvere nella verifica.
Per gli istituti autorizzati di Hong Kong, i paragrafi 4.3.6–4.3.7 della HKMA trattano i dati societari e la verifica indipendente, il 4.4.14 i livelli intermedi della proprietà e il 4.5.2 l’identità e i poteri dei rappresentanti. Altri settori e giurisdizioni applicano i propri requisiti.
Per una richiesta di documenti relativa a più paesi, elencate ogni denominazione legale, giurisdizione, identificativo e documento richiesto. La guida agli ordini via e-mail spiega come mantenere i documenti ricevuti collegati allo stesso caso.