วิธีตรวจสอบบริษัทต่างประเทศ

การตรวจสอบบริษัทต่างประเทศต้องเชื่อมโยงสามส่วน ได้แก่ ลูกค้านิติบุคคล บุคคลที่เป็นเจ้าของหรือควบคุมบริษัท และผู้ที่มีอำนาจดำเนินการแทนบริษัท หลักฐานอาจมาจากหลายประเทศ แต่เอกสารแต่ละฉบับควรอธิบายความเชื่อมโยงหนึ่งส่วนในความสัมพันธ์นี้

กฎของสถาบันผู้ตรวจสอบกำหนดว่าต้องตอบคำถามใด ส่วนประเทศที่ลูกค้าจดทะเบียนจัดตั้งกำหนดว่ามีเอกสารบริษัทใดให้ใช้ตอบคำถามเหล่านั้น

เริ่มจากบริษัทที่เป็นคู่สัญญา

ชื่อทางกฎหมายและเลขทะเบียนเชื่อมโยงใบสมัคร สัญญา และเอกสารทะเบียน ชื่อทางการค้าของกลุ่มอาจหมายถึงนิติบุคคลหลายแห่ง ดังนั้นหนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่อาจเป็นหลักฐานในแฟ้มโครงสร้างผู้ถือหุ้น แทนที่จะเป็นหลักฐานการจดทะเบียนของผู้สมัครเอง

วันที่เป็นอีกจุดเชื่อมโยงหนึ่ง หนังสือรับรองการจดทะเบียนบันทึกการก่อตั้งบริษัท หนังสือคัดทะเบียนฉบับปัจจุบันแสดงรายละเอียดที่จดทะเบียนตามขอบเขตของเอกสาร ขณะที่เอกสารยื่นรายชื่อผู้ถือหุ้นอาจสะท้อนช่วงเวลาก่อนหน้า การอ่านวันที่ของข้อมูลคู่กับวันที่ดึงเอกสารช่วยอธิบายการเปลี่ยนแปลงผู้ถือหุ้นล่าสุด

ติดตามการถือหุ้นข้ามพรมแดน

หากลูกค้าในเคนยามีบริษัทสิงคโปร์เป็นผู้ถือหุ้น เอกสารผู้ถือหุ้นของเคนยาแสดงความเชื่อมโยงแรก ACRA Business Profile ของบริษัทสิงคโปร์และเอกสารผู้ถือหุ้นประกอบอธิบายความเชื่อมโยงถัดไป หากยังมีผู้ถือหุ้นที่เป็นนิติบุคคลอีก ต้องตรวจสอบเอกสารในเขตอำนาจของนิติบุคคลเหล่านั้นต่อ

แผนภาพช่วยให้เห็นลำดับนี้ เชื่อมโยงสัดส่วนการถือหุ้นแต่ละส่วนกับแหล่งที่มาและวันที่ พร้อมหลักฐานการโอนสำหรับการเปลี่ยนแปลงภายหลัง ข้อตกลงการลงคะแนน ผู้ถือหุ้นแทน หรือสิทธิในการควบคุมอื่นอาจอธิบายความสัมพันธ์ที่เปอร์เซ็นต์หุ้นเพียงอย่างเดียวไม่แสดง จากนั้นระบุและยืนยันตัวบุคคลที่เกี่ยวข้องตามเกณฑ์ของสถาบัน

คู่มือเอกสารรายประเทศ ช่วยเลือกเอกสารให้เหมาะกับลูกค้าและสถาบันผู้ตรวจสอบ และระบุข้อมูลที่อาจต้องขอจากบริษัทหรือผู้เก็บรักษาเอกสารที่ได้รับอนุญาต

เชื่อมโยงผู้แทนกับบริการที่ต้องการ

ผู้จัดการฝ่ายการเงินอาจจัดการเปิดบัญชีตามอำนาจที่ได้รับมอบหมาย มติหรือหนังสือมอบอำนาจควรระบุบริการ คำสั่งที่อนุญาต และเงื่อนไขการลงนามร่วมที่มี หลักฐานยืนยันตัวตนเชื่อมโยงผู้แทนที่ระบุชื่อกับบุคคลที่ติดต่อสถาบันจริง

สัญญา ใบแจ้งหนี้ และใบอนุญาตที่เกี่ยวข้องอธิบายว่าเหตุใดบริษัทจึงต้องมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจนี้ ใครจะเป็นผู้ชำระเงิน และจะจ่ายให้คู่ค้ารายใด ความแตกต่างที่มีนัยสำคัญระหว่างเอกสารเหล่านี้ทำให้เกิดคำถามเฉพาะที่ต้องคลี่คลายในการตรวจสอบ

สำหรับสถาบันที่ได้รับอนุญาตในฮ่องกง HKMA วรรค 4.3.6–4.3.7 กล่าวถึงรายละเอียดนิติบุคคลและการตรวจสอบอย่างเป็นอิสระ วรรค 4.4.14 กล่าวถึงชั้นการถือหุ้นระหว่างกลาง และวรรค 4.5.2 กล่าวถึงตัวตนและอำนาจของผู้แทน ภาคธุรกิจและเขตอำนาจอื่นมีข้อกำหนดของตนเอง

เมื่อขอเอกสารจากหลายประเทศ ให้ระบุชื่อทางกฎหมาย เขตอำนาจ หมายเลขประจำตัว และเอกสารที่ต้องการของแต่ละนิติบุคคล คู่มือการสั่งเอกสารทางอีเมล อธิบายวิธีเชื่อมโยงเอกสารที่ได้รับกลับมากับกรณีเดียวกัน