如何核實海外公司

審查海外公司時，須將三者連繫起來：作為法律實體的客戶、擁有或控制該公司的個人，以及獲授權代表公司行事的人。證明文件可能來自多個國家，但每份文件都應說明這些關係中的一個具體環節。

機構本身適用的規則決定須查明哪些事項；客戶的註冊成立地則決定可用哪些公司紀錄解答這些問題。

從協議中的公司開始

法定名稱及註冊編號可把申請、合約和登記紀錄對應起來。集團的商業名稱可能指向多個實體，因此母公司的註冊成立證明書可能應放在擁有權文件中，而不能當作申請公司本身的註冊證明。

日期也是連繫資料的關鍵。註冊成立證明書記錄公司的成立；近期摘錄列出其涵蓋的登記資料，而股東申報文件可能描述較早時期。將資料所屬日期與取得文件的日期一併閱讀，有助解釋近期的擁有權變動。

如果肯尼亞客戶的公司股東在新加坡註冊，肯尼亞的持有人紀錄確立第一層關係。該新加坡公司的 ACRA Business Profile 及輔助股東紀錄則說明下一層。若還有其他公司持有人，便須繼續查閱其各自的紀錄。

關係圖可清楚呈現這個次序。每項持股都應對應來源和日期，之後的變更則應附上轉讓證據。投票協議、代名人安排或其他控制權利，可以解釋持股百分比以外的關係。然後按機構的準則識別及核實相關個人。

國家文件指南有助為客戶及審查機構選擇紀錄，並指出哪些資料可能須向公司或獲授權保管人索取。

財務經理可能憑轉授權限安排開戶。決議或授權書應列明服務、獲准發出的指示及任何聯署條件。身分證明則須把文件中指名的代表與實際跟機構接洽的人對應起來。

合約、發票及相關許可文件可解釋公司為何需要建立這項業務關係、誰會付款，以及公司會向哪些交易對手付款。這些文件如有重大差異，審查便有具體問題需要釐清。

對香港認可機構而言，香港金融管理局（HKMA）指引第 4.3.6–4.3.7 段涉及公司資料及獨立核實，第 4.4.14 段涉及中間擁有權層級，第 4.5.2 段涉及代表的身分及權限。其他行業和司法管轄區適用其各自的規定。

跨國索取紀錄時，請逐一列出每間公司的法定名稱、司法管轄區、識別編號及所需文件。電郵訂購指南說明如何讓收到的紀錄對應同一個個案。