如何查證海外公司

審查海外公司時，需要將三者連結起來：作為法律實體的客戶、擁有或控制該公司的人，以及獲授權代表公司行事的人。證明文件可能來自多個國家，但每份文件都應說明這些關係中的一個具體環節。

機構自身適用的規定決定必須查明哪些問題；客戶的公司設立地則決定有哪些公司紀錄可用來回答。

從協議中的公司開始

法定名稱及登記號碼可以將申請、契約與登記文件對應起來。集團的營業名稱可能指向多個實體，因此母公司的設立證明可能應歸入所有權文件，而不能當作申請公司本身的登記證明。

日期也是連結資料的關鍵。設立證明記錄公司的成立；近期摘錄列出其涵蓋的登記事項，而股東申報文件可能描述較早時期。將資訊所屬日期與文件取得日期一起檢視，有助於解釋近期的所有權變動。

跨國追溯所有權

如果肯亞客戶的公司股東是在新加坡登記的公司，肯亞的持有人紀錄確立第一層關係。該新加坡公司的 ACRA Business Profile 及輔助股東紀錄則說明下一層。如果還有其他公司持有人，就需要繼續查閱其各自的紀錄。

關係圖可以清楚呈現這個順序。每項持股都應標明來源與日期，後續變更則應附上移轉證據。表決權協議、借名安排或其他控制權利，可以解釋持股比例以外的關係。之後再依機構的標準識別並查證相關個人。

國家文件指南有助於為客戶及審查機構選擇紀錄，並指出哪些資訊可能需要向公司或獲授權保管人索取。

確認代表的權限與擬議服務相符

財務經理可能依轉授權限辦理開戶。決議或授權書應載明服務、允許發出的指示及任何共同簽署條件。身分證明則需要將文件中指名的代表與實際和機構接洽的人對應起來。

契約、發票與相關許可文件可以說明公司為何需要建立這項業務關係、誰會付款，以及公司會向哪些交易對象付款。這些文件如有重大差異，審查就有了需要釐清的具體問題。

對香港認可機構而言，香港金融管理局（HKMA）指引第 4.3.6–4.3.7 段涉及公司資料及獨立查證，第 4.4.14 段涉及中間所有權層級，第 4.5.2 段涉及代表的身分與權限。其他產業及司法管轄區適用各自的規定。

跨國索取紀錄時，請逐一列出每間公司的法定名稱、司法管轄區、識別號碼及所需文件。電子郵件訂購指南說明如何讓收到的紀錄對應同一個案件。