如何核实海外公司

审核海外公司时，需要将三者联系起来：作为法律实体的客户、拥有或控制该公司的个人，以及获授权代表公司行事的人。证明材料可能来自多个国家，但每份文件都应说明这些关系中的一个具体环节。

机构自身适用的规则决定必须查明哪些问题；客户的注册成立地则决定可以使用哪些公司记录来回答。

从协议中的公司开始

法定名称和注册编号可以将申请、合同与登记文件对应起来。集团的商用名称可能指向多个实体，因此母公司的注册成立证明可能应归入所有权材料，而不能作为申请公司自身的注册证明。

日期也是连接材料的关键。注册成立证明记录公司的设立；近期摘录列出其涵盖的登记信息，而股东申报文件可能描述较早时期。将信息所属日期与文件获取日期结合起来阅读，有助于解释近期的所有权变动。

如果肯尼亚客户的公司股东在新加坡注册，肯尼亚的持有人记录确立第一层关系。该新加坡公司的 ACRA Business Profile 及辅助股东记录则说明下一层。如果还有其他公司持有人，就需要继续查询它们各自的记录。

关系图可以清楚展示这一顺序。每项持股都应注明来源和日期，后续变更还应附上转让证据。投票协议、代名人安排或其他控制权利，可以解释持股比例之外的关系。然后按机构的标准识别并核实相关个人。

国家文件指南有助于为客户和审核机构选择记录，并指出哪些信息可能需要向公司或获授权保管方索取。

财务经理可能凭转授权限办理开户。决议或授权书应列明服务、获准发出的指示以及任何联合签署条件。身份证明则需要将文件中指名的代表与实际和机构接洽的人对应起来。

合同、发票及相关许可文件可以说明公司为何需要建立该业务关系、谁将付款，以及公司会向哪些交易对手付款。这些文件如有重大差异，审核就有了需要解决的具体问题。

对于香港认可机构，香港金融管理局（HKMA）指引第 4.3.6–4.3.7 段涉及公司信息和独立核实，第 4.4.14 段涉及中间所有权层级，第 4.5.2 段涉及代表的身份和权限。其他行业和司法管辖区适用各自的要求。

跨国索取记录时，请逐一列出每家公司的法定名称、司法管辖区、识别编号和所需文件。邮件订购指南说明如何让收到的记录对应同一个案件。