Wat is een bedrijfsregister en wat kun je erin controleren?

Een bedrijfsregister legt rechtspersonen vast onder een registrerende instantie. Het kan ook vennootschapsregister, handelsregister, ondernemingsregister of zakelijk register heten. De instantie en het soort document zijn belangrijker dan de naam: een openbaar zoekresultaat, een ingediende jaarlijkse opgave en een gewaarmerkt uittreksel beantwoorden verschillende vragen.

Hoe vind je de juiste onderneming?

Begin bij het land of de staat waar de wederpartij is opgericht. Zoek in het officiële register op de exacte statutaire naam of het identificatienummer dat dit register heeft uitgegeven. Vergelijk naam, nummer, rechtsvorm, rechtsgebied, adres en status in het resultaat met het contract. Een handelsnaam, hoofdkantoor of belastingnummer kan naar een andere registratie verwijzen; de gids over bedrijfsnummers legt de verschillen uit.

De dienst van UK Companies House (opent in een nieuw tabblad) is een voorbeeld van een openbare zoekfunctie voor bedrijfsgegevens. In de VS bewaren instanties van staten en territoria de bedrijfsregistraties; de VS-gids legt uit waarom een resultaat uit de ene staat geen vervanging is voor een registratie uit een andere staat. Voor Denemarken maakt de CVR-gids onderscheid tussen een bedrijfsnummer en een nummer van een productie-eenheid.

Wat laat het register zien?

Welke gegevens beschikbaar zijn, hangt af van het rechtsgebied, het soort entiteit, het document en de datum. Een zoekresultaat kan een naam, nummer, status en geregistreerd adres tonen; een ingediend document kan daarnaast bestuurders of andere functionarissen, aandelenkapitaal of een specifieke gebeurtenis vermelden. Controleer de bron en het werkelijke document in plaats van uit te gaan van een vaste lijst met gegevens. Een oprichtingsdocument bewijst dat de entiteit op de vermelde datum is opgericht; een later uittreksel of een latere indiening kan recentere geregistreerde gegevens bevatten.

Een leverancier kan bijvoorbeeld een oprichtingsbewijs van drie jaar geleden overleggen en stellen dat een nieuwe bestuurder het contract van vandaag heeft ondertekend. Vergelijk het bedrijfsnummer met het officiële register, vraag de actuele registratie of de relevante wijzigingsmelding op en vraag om een volmacht of ander bevoegdheidsbewijs als het register de tekenbevoegdheid niet aantoont. Bewaar de datum waarop je de gegevens opvroeg en de datum van elk brondocument.

Wat staat niet in het openbare register?

Een resultaat uit het bedrijfsregister vermeldt niet automatisch alle huidige aandeelhouders, uiteindelijke belanghebbenden of afspraken over tekenbevoegdheid. Sommige rechtsgebieden beperken de openbare toegang tot eigendomsgegevens; andere tonen alleen een momentopname of een bandbreedte. Vraag waar nodig actuele registers die de onderneming zelf bijhoudt, bewijs van overdrachten en bevoegdheidsdocumenten op. De gids voor verificatie van buitenlandse ondernemingen laat zien hoe je die gegevens uit verschillende landen met elkaar verbindt.

De landencatalogus met bedrijfsdocumenten van Fill Easy vermeldt ondersteunde documenten en welke gegevens per document zijn vastgelegd. CorpVerify kan ondersteunde bedrijfsdocumenten per e-mail of API opvragen; bevestig vóór de bestelling het specifieke rechtsgebied, het document, de prijs en de levertijd.