KYC liên tục thay thế đợt rà soát định kỳ, trong đó mọi hồ sơ được làm mới theo chu kỳ một, ba hoặc năm năm, bằng việc kiểm tra liên tục: hồ sơ được đối chiếu lại với nguồn theo lịch hoặc khi có sự kiện báo hiệu thay đổi, như giám đốc mới được ghi nhận tại cơ quan đăng ký, địa chỉ trụ sở thay đổi, danh sách cấm vận cập nhật hoặc có tin báo chí mới. Hồ sơ không thay đổi thì không tốn thời gian của chuyên viên; hồ sơ có thay đổi được chuyển đi xem xét.
Quy định yêu cầu gì
Phụ lục 2 của AMLO yêu cầu giám sát liên tục quan hệ kinh doanh, giữ cho tài liệu, dữ liệu và thông tin thu được từ thẩm định khách hàng luôn cập nhật và phù hợp, đồng thời rà soát hồ sơ hiện có vào thời điểm thích hợp, đặc biệt với khách hàng rủi ro cao. Hướng dẫn của HKMA gắn tần suất rà soát với mức độ rủi ro. Không văn bản nào bắt buộc KYC liên tục, nhưng cách làm này đáp ứng cả hai; cơ quan quản lý cũng khuyến khích công nghệ tuân thủ giúp hồ sơ luôn cập nhật.
Vì sao quan trọng
Rà soát định kỳ chỉ phát hiện thay đổi sau nhiều tháng và bản thân công việc rà soát tạo tồn đọng. Kiểm tra sổ đăng ký khi sổ thay đổi ít tốn kém hơn và để lại thời điểm mỗi thông tin được xác nhận gần nhất.
Fill Easy hỗ trợ ra sao
Giám sát và khắc phục là hình thức xử lý theo lô: gửi danh sách khách hàng dạng Excel tới remediation@fill-easy.com; từng pháp nhân được kiểm tra lại tại cơ quan đăng ký, với thay đổi về giám đốc, cổ đông, địa chỉ và tình trạng được đánh dấu theo từng trường. Chạy theo chu kỳ do chính sách của bạn quy định hoặc thường xuyên hơn với nhóm rủi ro cao. Qua API, hệ thống của bạn có thể lên lịch các lượt tra cứu tương tự, tức KYC liên tục trong thực tế.