Phần mềm KYC hay dữ liệu xác minh: bạn cần gì?
Tách quy trình xử lý hồ sơ khỏi chứng cứ về doanh nghiệp, danh tính và giám sát trước khi chọn công cụ KYC hoặc dịch vụ dữ liệu.
Nền tảng KYC thường quản lý quy trình rà soát: thu thập thông tin, phân công người ra quyết định và lưu phê duyệt. Dữ liệu xác minh trả lời các câu hỏi trong quy trình đó, chẳng hạn pháp nhân nào tồn tại, chương trình định danh của chính phủ xác nhận ai, hoặc hồ sơ nào đã thay đổi. Nhóm của bạn có thể cần cả hai; hãy so sánh chúng như hai quyết định mua sắm riêng.
Bắt đầu từ quyết định và chứng cứ cần có
Ghi rõ pháp nhân, khu vực pháp lý, cá nhân và mốc thời gian mà người rà soát phải xác lập. Khi thực hiện KYB cho doanh nghiệp, một tài liệu từ cơ quan đăng ký có thể chứng minh những trường thông tin thực sự có trong tài liệu; tài liệu đó có thể không nêu cổ đông hiện tại hoặc thẩm quyền của người đại diện. Với cá nhân, hãy chọn phương thức xác nhận con người theo chính sách của bạn. Giao diện của nền tảng không thể bù đắp chứng cứ gốc còn thiếu.
Ví dụ, một ngân hàng tiếp nhận nhóm doanh nghiệp có công ty nộp hồ sơ tại Hồng Kông và công ty mẹ tại Singapore có thể đã dùng hệ thống quản lý hồ sơ. Ngân hàng vẫn cần hồ sơ phù hợp của công ty Hồng Kông, hồ sơ của công ty mẹ tại Singapore, chứng cứ cho các mối liên kết sở hữu và giấy tờ xác minh danh tính của người có thẩm quyền ký. Hướng dẫn xác minh công ty nước ngoài trình bày cách nối các chứng cứ đó.
So sánh cách cung cấp dữ liệu và khả năng kiểm soát
Hãy xác định nhóm cần hàng đợi rà soát được lưu trữ trên nền tảng, kết quả API đưa vào hệ thống hiện có, hay thỉnh thoảng yêu cầu tài liệu qua email. Kiểm tra các khu vực pháp lý và nguồn dữ liệu được hỗ trợ, quyền truy cập bản ghi gốc, định nghĩa từng trường dữ liệu, ngày truy xuất, dấu vết đồng ý cho kiểm tra danh tính, cách xử lý ngoại lệ và giá cho mỗi hồ sơ hoàn tất. Hãy thử trường hợp thiếu chủ sở hữu hoặc tên không khớp, chứ đừng chỉ thử hồ sơ minh họa hoàn hảo.
Vai trò của Fill Easy
Fill Easy cung cấp dữ liệu và tài liệu xác minh, không thay thế mọi quyết định trong quy trình quản lý hồ sơ. CorpVerify tìm và cung cấp các hồ sơ doanh nghiệp được hỗ trợ, kèm bản tóm tắt tiếng Anh và dữ liệu có cấu trúc; GovVerify xử lý các chương trình định danh chính phủ được hỗ trợ với sự đồng ý của cá nhân; giám sát và khắc phục hỗ trợ kiểm tra lại danh mục khách hàng. Nhóm có thể yêu cầu hồ sơ qua kênh email hoặc dùng API với hệ thống riêng. Trước khi thiết kế quy trình dựa trên một nguồn được giả định là có sẵn, hãy kiểm tra danh mục theo quốc gia và trang sản phẩm để biết phạm vi hiện tại.
Một đợt thử nghiệm phù hợp dùng các khu vực pháp lý và tình huống ngoại lệ có thật, ghi rõ mỗi thông tin đến từ hồ sơ nào và giao quyết định rủi ro cuối cùng cho quy trình rà soát của tổ chức. Liên hệ Fill Easy với các quốc gia, tài liệu và yêu cầu tích hợp để nhận một ví dụ có phạm vi rõ ràng.